cierre contable gubernamnetal

01. INTRODUCCIÓN
Estimados amigos, debemos señalar, que este es un momento oportuno para escribir unas líneas sobre el cierre contable gubernamental, aprovechando las circunstancias y el momento adecuado para poder concluir las operaciones de fin de año con éxito, que conlleven a formular los Estados Financieros. Con niveles aceptables de razonabilidad, por tanto, es preciso reflexionar y analizar sobre algunos aspectos que están asociados al movimiento económico financiero y desempeño de la entidad y poder determinar sus resultados, existiendo para ello una serie de mecanismos que debemos desarrollar previamente en forma gradual y secuencial antes de formular los Estados Financieros, actividades que van desde el corte de operaciones al 31 de diciembre de cada año, la preparación de la documentación sustentatoria, la elaboración de las correspondientes hojas de trabajo, hasta la recepción y acumulación de la información complementaria de las distintas áreas administrativas que tienen que ver con el cierre contable, para luego analizar y verificar la consistencia, veracidad y razonabilidad de dicha información. Por lo tanto, a través del presente artículo señalaremos algunas de estas medidas, haciendo la salvedad que, lamentablemente, el espacio de la revista y el tiempo son poco propicios para poder explicar con mayor amplitud éste y otros temas afines. Empecemos definiendo algunos conceptos relacionados con el tema;

02. ENTORNO EN EL QUE SE DESENVUELVE LA CONTABILIDAD
Una de las funciones de la contabilidad es el registro y análisis de las operaciones que se realizan en las entidades del sector público, contabilizando y narrando la historia financiera de la entidad; tales operaciones se relacionan con hechos económicos, financieros y presupuestales, denominados “Transacciones“, las mismas que involucran, por lo general, el intercambio de bienes y servicios y otros conceptos comprometidos con el uso y la aplicación de los recursos públicos asociados a las funciones y competencias de la entidad, empero para interpretar la lectura de ésta, es necesario resumirla y estructurarla periódicamente, tales resúmenes toman la forma de Estados Financieros y Presupuestales que revelan los resultados obtenidos de las operaciones efectuadas durante un período específico de tiempo, y se presentan anualmente a los órganos rectores con la finalidad de integrar la cuenta pública de la nación, así como para los efectos de rendición de cuentas y transparencia.

03 ¿QUÉ ENTENDEMOS POR CIERRE CONTABLE?
El cierre contable es el conjunto de acciones y procedimientos orientados a concluir las transacciones contables, así como analizar, conciliar y completar operaciones complementarias y registros financieros y presupuestales que inciden en la contabilidad, todos ellos relacionados con el manejo y aplicación de los recursos públicos, para dicho efecto se desarrollan, indistintamente, procedimientos sistemáticos diversos que contribuyen a formular en condiciones óptimas de fiabilidad, razonabilidad e integridad, los Estados Financieros, para lo cual se establecen reglas precisas de cumplimiento obligatorio.

04. Base Legal

• Resolución Directoral N.º 013/2008-EF/77.15 - Establece Procedimientos para la Centralización Progresiva de Fondos de Canon y Sobrecanon.
• Resolución Directoral N.º 004-2008-EF/93.01 - Modifica la Resolución Directoral N.º 009-2007-EF/93.01
• Resolución N.º 009-2009-EF/93.01 - Modifica la Directiva N.º 006-2007-EF/93.01 y aprueba los Formatos de Información y algunos otros Lineamientos para el Cierre Contable 2008.
• Resolución Directoral N.º 009-2007-EF/93.01 - Preparación y Presentación de Información Financiera Trimestral y Semestral, que aprueba la Directiva N.º 004-2007-EF/93.01

0.5 ASPECTOS QUE DEBEMOS TENER PRESENTE DE LA RESOLUCIÓN Nº 009-2008-EF/93.01 QUE MODIFICA LA DIRECTIVA ANTERIOR DE CIERRE CONTABLE ( R.D. N.º 006-2007-EF/93.01 )

a.- ANEXOS A LOS ESTADOS FINANCIEROS
Aprueba los formatos de información financiera de la Directiva N.º 006-2007-EF/93.01 “Cierre Contable y Presentación de Información Financiera para la Elaboración de la Cuenta General de la República”, formatos que comprenden los códigos siguientes:
EF-3, AF-1, AF-2, AF-2A, AF-3, AF-4, AF-5, AF-6, AF-7, AF-9, AF-9A, AF-9B, AF-12, OA-2, 0A-3, OA-3A, OA-3B, OA-4 y OA-5; y dispone su difusión en la página web de la Dirección Nacional de Contabilidad Pública: http://cpn.mef.gob.pe. Los formatos aprobados son de aplicación extensiva en lo que corresponde para la información trimestral y semestral, así como para el cierre y liquidación (Art.1º R.D. N.º 009-2008-EF/93.01)

b.- PROVISIÓN PARA BENEFICIOS SOCIALES.
Modifica el cuarto párrafo del literal d) y los literales h) e i) del numeral 13 de la Directiva N.º 006-2007-EF/93.01, cuyos textos quedan redactados de la forma siguiente:
El saldo de la cuenta subdivisionaria 471.01, Principal de la cuenta 471, Compensación por Tiempo de Servicios, se mostrará deducido del saldo de la cuenta 171.03, Adelanto por Tiempo de Servicios (dentro del régimen laboral que les permita dichos adelantos).

El saldo de las cuentas subdivisionarias 471.01, Principal y 471.02, Intereses de la Cuenta 471, Compensación por Tiempo de Servicios, cuya liquidación se realice en el curso normal del ciclo de operaciones, debe reclasificarse en el concepto “Parte Corriente de Provisión para Beneficios Sociales del Balance General”.

c.- OBRAS CONCLUIDAS EN USO (CONSTRUCCIONES EN CURSO)
Las entidades que aplican lo dispuesto en el Comunicado N.º 005-2005-EF/93.01, respecto a obras concluidas en años anteriores y que se encuentran en uso, deberán adjuntar una Nota Adicional informando las acciones administrativas realizadas, respecto a los saldos reclasificados al 31 de diciembre del ejercicio anterior, considerando la transitoriedad de dicha disposición”(Art. R.D. N.º 009-2008-EF/93.01).

d.- ANEXO AF-9 - MOVIMIENTO DE FONDOS T.P.
De acuerdo con la Resolución Directoral N.º 013-2008-EF/77.15, el Anexo Movimiento de Fondos que Administra la Dirección Nacional del Tesoro Público AF-9 y complementarios, debe mostrar el importe del giro pago y reversiones efectuadas con recursos del Rubro 18, Canon y Sobrecanon, Regalías, Renta de Aduanas y Participaciones, canalizados a través de la Cuenta Principal de la DNTP” (Art.3º numeral 13º de la R.D. Nº 009-2008/93.01.01)

e.- TRANSFERENCIAS DE RECURSOS PP1-PP2
Las transferencias de partidas efectuadas de acuerdo con dispositivos legales expresos se deben mostrar en la columna “Transferencias Institucionales” de los Estados: Presupuesto Institucional de Ingresos PP-1 y Presupuesto Institucional de Gastos PP-2, y en las fuentes de financiamiento que corresponda” (Art.3º numeral 14 R.D. N.º 009-2008/93.01).

f.- CONCILIACIÓN DEL PRESUPUESTO PÚBLICO CON LA DNPP
El presupuesto de la entidad se elabora en base a la Ley Anual de Presupuesto y demás normas emitidas por la Dirección Nacional del Presupuesto Público. El Marco Legal del Presupuesto de las entidades conformantes del Gobierno Nacional y Gobierno Regional será conciliado con la Dirección Nacional de Contabilidad Pública; para tal fin, se adjuntará fotocopias fedateadas de los dispositivos legales que aprueban y modifican el presupuesto. Dichos dispositivos están relacionados con el presupuesto inicial, las modificaciones efectuadas mediante créditos suplementarios y transferencias de partidas, así como habilitaciones y anulaciones.

Las entidades comprendidas en los Gobiernos Locales a nivel nacional, efectuarán la conciliación mediante la transmisión de datos a través del SIAF-SP y las Sociedades de Beneficencia Pública por medio del SICON, remitiendo la carpeta con la conciliación del Marco Legal del Presupuesto y la Hoja de Trabajo de Resoluciones de Ingresos y Gastos que tendrá carácter de Declaración Jurada, firmados por el Jefe de Presupuesto y el Director General de Administración o quien haga sus veces, sustentada con copia de los dispositivos indicados en el párrafo anterior.

g.- ESTADO DE EJECUCIÓN DE INGRESOS Y GASTOS EP-1
El Estado de Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Gastos (EP-1), deducirá las anulaciones y reversiones, si los hubiere, y reflejará los importes netos; asimismo, las entidades ejecutarán el ingreso de los recursos del rubro 18, Canon y Sobrecanon, Regalías, Rentas de Aduanas y Participaciones, por el monto asignado para el ejercicio 2008. Al cierre del ejercicio, la ejecución del gasto se afectará a nivel de gasto devengado” (Art.4º R.D. Nº 009-2008.).

h.- ENTIDADES EN PROCESO DE FUSIÓN POR ABSORCIÓN
Modifica el primer párrafo del numeral 4.2.1 de la Directiva N.º 005- 2007-EF/93.01, cuyo texto queda redactado como sigue:
“4.2.1. Información de Cierre Contable: Las entidades o dependencias del sector público en proceso de fusión por absorción, presentarán los Estados Financieros, Estados Presupuestarios e Información Complementaria de Cierre Contable, de acuerdo a la normatividad vigente a la fecha que concluya dicho proceso” (Art.5º R.D. N.º 009-2008-EF/93.01).

06. ASPECTOS QUE DEBEMOS TENER PRESENTE RESPECTO A LOS COMUNICADOS DE LA DIRECCION NACIONAL DE CONTABILIDAD QUE AÚN SIGUEN VIGENTES

a.- USO DEL AUXILIAR ESTÁNDAR AÚN EN VIGENCIA
El comunicado N.º 007-2008-EF/93.01 señala que el Órgano Rector del Sistema Nacional de Contabilidad hace de conocimiento a los funcionarios de las entidades del Sector Público Nacional las mejoras incorporadas en el contenido de la información del libro Auxiliar Estándar, para las entidades que registran sus operaciones a través del módulo SIAF-SP a partir del mes de diciembre del presente ejercicio. Las mejoras están orientadas a facilitar la lectura respecto a la denominación de las cuentas y sus diferentes niveles de desagregación, abreviaturas de los documentos, detalle/proveedor.

b.- MODIFICACIÓN DE LA ALÍCUOTA DE LAS OBLIGACIONES PREVISIONALES
El comunicado N.º 004-2008-EF/93.01 señala que, mediante Resolución Jefatural Nº 219-2007-JEFATURA/ONP de fecha 07 de diciembre de 2007, la Oficina de Normalización Previsional – ONP, en uso de sus atribuciones, modificó las Bases Técnicas que son utilizadas anualmente para realizar los cálculos actuariales debido a la modificación de las tablas de mortalidad, aprobada con Resolución Ministerial N.º 757-2006-EF/15, sustituida con R.M. N.º 146-2007-EF/15.
La modificación antes referida incrementa de manera sustantiva las estimaciones del cálculo actuarial con relación al ejercicio anterior, razón por la que este órgano rector ha dispuesto lo siguiente:
1. Ajustar el importe de las obligaciones previsionales registradas en cuentas de orden, reconociéndose el monto de las nuevas alícuotas como gasto a partir del ejercicio 2008.
2. El nuevo saldo de las obligaciones previsionales registrado en cuentas de orden, disminuirá por aplicación de las alícuotas a la cuenta Provisiones del Ejercicio, originando el incremento gradual en el saldo de las divisionarias de la cuenta 47, Provisiones para Beneficios Sociales.
3. El saldo de la cuenta 47, Provisiones para Beneficios Sociales, se mostrará en el Pasivo no Corriente del Balance General.

c.- COMUNICADO N.º 002- 2008- EF/93.01 OPERACIONES RECÍPROCAS
A los funcionarios del área de contabilidad de las entidades del Sector Público, con relación a la información que se debe consignar en los formatos “Reporte de Saldos de Cuentas del Activo, Pasivo y de Gestión por Operaciones Recíprocas entre Entidades del Sector Público”, contenidas en las Directivas de Cierre Contable 2007, para las entidades del ámbito Gubernamental y Empresarial del Estado, la Dirección Nacional de Contabilidad Pública, en cumplimiento de sus atribuciones, precisa lo siguiente:
1. En las acciones de análisis de los saldos de los rubros que conforman el Balance General y el Estado de Gestión, se debe identificar las operaciones que tengan reciprocidad con otras entidades del sector público, las que están sustentadas en los documentos fuente, utilizados en el registro contable.
2. Los formatos están estructurados por columnas, correspondiendo a la primera de ellas registrar el nombre de la entidad o empresa vinculante de acuerdo a la actividad económica donde pertenezcan, y en las columnas siguientes se anotarán los saldos de las cuentas del activo, pasivo y de gestión, según correspondan, describiendo la naturaleza de la operación en la última columna.
3. Para facilitar a los usuarios del sistema, con la identificación de las entidades y/o empresas del Estado, se ha dispuesto incorporar el universo institucional del sector público en el SIAF y SICON, agrupado por niveles de la actividad gubernamental y empresarial del Estado.
4. Los referidos reportes, deben ser formulados precisándose que el monto que registre la entidad informante, debe ser conciliado con la entidad vinculante, lo cual se sustentará con el acta de conciliación respectiva.
5. La información antes indicada servirá de base para la elaboración de los Estados Financieros consolidados para la Cuenta General de la República, por lo que su presentación debe ser clara, precisa, fidedigna y confiable.
De ser necesario alguna aclaración adicional respecto a la formulación y presentación de la información de dichos Reportes, sírvase comunicarse a los teléfonos 415-4266 ó 311-5930 – Anexos 3220, 3225 y 3213.

d.- EJECUCIÓN Y METAS DE INVERSIÓN Y GASTO SOCIAL
COMUNICADO Nº 001- 2008- EF/93.01
A los funcionarios de contabilidad, presupuesto y planificación de las entidades del Sector Público, con relación a los formatos: Presupuesto de Inversión, Ejecución y Metas PI-1 y Presupuesto y Metas Físicas Orientadas al Gasto Social GS-1; la Dirección Nacional de Contabilidad Pública en cumplimiento de sus atribuciones, precisa lo siguiente:
En la columna “Metas Físicas” de los mencionados formatos, se debe consignar las cifras definitivas (al segundo semestre), basadas en las unidades de medida que correspondan a la programación, modificación y ejecución, de los proyectos y actividades, cuidando escrupulosamente que éstas reflejen la imagen fiel del avance físico del ejercicio, para su posterior inclusión en la Cuenta General de la República.
Los Gobiernos Locales y Sociedades de Beneficencia Pública que presentan su información a través del SICON, informarán en los formatos del Gasto Social, las actividades y proyectos que correspondan a los Programas: Vaso de Leche; Comedores, Alimentos por trabajo, Hogares y Albergues; Otras acciones nutricionales; DEMUNA; Apoyo al ciudadano y a la familia; Apoyo al niño y al adolescente; Electrificación rural; Atención básica de salud; Apoyo al anciano, entre otros.
La mencionada información debe remitirse debidamente analizada y comentada, en estricta observancia a lo dispuesto en la Directiva N.º 006-2007-EF/93.01 “Cierre Contable y Presentación de Información para la Elaboración de la Cuenta General de la República” del ejercicio 2007.
Finalmente, es importante precisar que la información que se remita debe ser coherente con las metas físicas de las columnas respectivas.

07.- DINÁMICA DEL CIERRE DE OPERACIONES

a.- ÁREA DE PRESUPUESTO
Preparar “Hojas de trabajo” del presupuesto aprobado y modificado y conciliar con las resoluciones de aprobación y modificación presupuestal.
Formular “Hojas de trabajo” por separado, de compromisos y ejecución presupuestal a toda fuente y conciliar con los Estados Presupuestarios correspondientes; estados consolidados de información presupuestal mostrando la aprobación, las modificaciones, los compromisos, ejecuciones y saldos a toda fuente.

Verificación de los compromisos
Dicha gerencia es responsable de las siguientes acciones:
- Verificar que los compromisos se sujetan a los Créditos Presupuestarios aprobados, los montos autorizados por las Asignaciones Trimestrales de Gasto y los Calendarios de Compromisos aprobados de manera trimestralizada.
- Asegurar que las Programas Trimestrales de Gastos, se determinen conforme al comportamiento probable de los niveles de ejecución mensual de gastos durante el trimestre y de acuerdo a los procesos aprobados en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones, el Plan Operativo Institucional (POI), Cronogramas y/o Programas Anuales de Desembolsos, Cronogramas de Inversión y otros gastos informados oportunamente por las áreas orgánicas competentes a la Gerencia Regional de Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento Territorial.
- Contar con la información de la ejecución de ingresos (ingresos efectivamente recaudados, captados u obtenidos), detallada a nivel de Fuentes de Financiamiento, Categoría, Genérica, Subgenérica y Específica del Ingreso, se encuentre a disposición de la Gerencia de Planeamiento, Presupuesto y Racionalización a fin de tenerla en cuenta para efectos que el Titular del Pliego apruebe el Calendario de Compromisos.
- Revisar, evaluar, centralizar y canalizar la información y requerimientos de sus Unidades Ejecutoras a la Dirección Nacional del Presupuesto Público sobre los requerimientos establecidos por la Directiva y la interpretación o aplicación de la normatividad presupuestaria.

b.- CONTROL PRESUPUESTARIO
La Gerencia de Planeamiento, Presupuesto o las Oficinas de Presupuesto o la que haga sus veces en las Unidades Ejecutoras, según su ámbito de competencia, son las dependencias técnicas responsables de llevar a cabo las acciones de Control Presupuestario en su calidad de organismos ejecutores. Dicho control comprende las siguientes líneas de verificación:
- La ejecución de los ingresos de cada mes guarde relación con respecto a su programación y al presupuesto aprobado.
- La ejecución de los gastos de cada mes guarde relación con los Calendarios de Compromisos, la Programación Trimestral del Gasto, la Asignación Trimestral y el Presupuesto Institucional del Pliego.
- Los gastos que demanden los actos administrativos que emitan los Gobiernos Regionales, dentro de su competencia, cuenten con el crédito presupuestario respectivo en el Presupuesto Institucional del pliego para el año fiscal 2005. No se pueden comprometer ingresos futuros, ni efectuar actos administrativos si no cuentan con el crédito presupuestario correspondiente, bajo responsabilidad.
- Durante la Ejecución Presupuestaria del gasto se da cumplimiento a las metas previstas en el presupuesto institucional, verificando además que dichas metas se efectúen conforme a la Programación de Metas Presupuestarias y la Programación Mensual de Gastos para dicho año fiscal.
- La incorporación o supresión de Actividades y Proyectos se efectúa a través de Modificaciones Presupuestarias en el Nivel Institucional o Funcional Programático, según sea el caso, y se sustenta en los Objetivos Institucionales y en la escala de prioridades establecida por el Titular del Pliego.
- Es responsabilidad de las áreas administrativas vinculadas a la Administración Presupuestal y Financiera de los Gobiernos Locales asegurar el flujo oportuno de recursos financieros, a fin de garantizar la operatividad y funcionamiento de las municipalidades y el cumplimiento de las Metas Presupuestarias trazadas para el Año Fiscal.
- La menor recaudación, captación u obtención de recursos respecto a los aprobados en el Presupuesto Institucional Municipal, no se compensa con recursos de la Fuente de Financiamiento “Recursos Ordinarios”, de acuerdo a lo establecido en el artículo 61° de la Ley General.

c.- CONCILIACIÓN PRESUPUESTAL
El presupuesto de la entidad se elabora en base a la Ley Anual de Presupuesto y demás normas emitidas por la Dirección Nacional del Presupuesto Público. El Marco Legal del Presupuesto de las entidades conformantes del Gobierno Nacional y Gobierno Regional, será conciliado con la Dirección Nacional de Contabilidad Pública; para tal fin se adjuntará fotocopias fedateadas de los dispositivos legales que aprueban y modifican el presupuesto. Dichos dispositivos están relacionados con el presupuesto inicial, las modificaciones efectuadas mediante créditos suplementarios y transferencias de partidas, así como habilitaciones y anulaciones.

Las entidades comprendidas en los Gobiernos Locales a nivel nacional, efectuarán la conciliación mediante la transmisión de datos a través del SIAF-SP y las Sociedades de Beneficencia Pública por medio del SICON, remitiendo la carpeta con la conciliación del Marco Legal del Presupuesto y la Hoja de Trabajo de Resoluciones de Ingresos y Gastos que tendrá carácter de Declaración Jurada, firmados por el Jefe de Presupuesto y el Director General de Administración o quien haga sus veces, sustentada con copia de los dispositivos indicados en el párrafo anterior.

d.- CONCILIACIÓN DEL MARCO LEGAL DEL PRESUPUESTO
Tiene como finalidad evaluar el Marco Presupuestal, a fin de determinar su consistencia y legalidad del presupuesto aprobado.

La información presupuestal para la conciliación debe estar desagregada por programas, fuentes de financiamiento y grupos genéricos.

Consiste en la verificación y contrastación que realiza la Contaduría Pública con la entidad respecto a la aprobación, compromiso y ejecución del presupuesto autorizado. Dicha conciliación estará referida al presupuesto original (PIA), las modificaciones realizadas, los créditos suplementarios, las transferencias de partidas, devoluciones y créditos, las mismas que estarán respaldadas con la respectiva resolución de aprobación que sustente en el Marco Legal del Presupuesto de la entidad.

Las entidades del sector público deberán conciliar con la Contaduría Pública de la Nación semestralmente, el Marco Legal del Presupuesto deberá efectuarse dentro de los 15 días hábiles siguientes del mes vencido.
Es importante señalar que los datos que muestra la evaluación presupuestal deben ser contrastados con los datos que muestran los Estados Presupuestarios, a fin de conciliar adecuadamente la información financiera y presupuestal.
El Marco Legal del Presupuesto debe de estar debidamente conciliado entre la Entidad y la Contaduría Pública de la Nación de acuerdo a las cifras desagregadas contenidas en la Ley Anual de Presupuesto, presupuesto inicial y las modificaciones presupuestarias, constituidas como créditos y anulaciones presupuestarias y deben de estar sustentadas con los dispositivos legales vigentes a la conciliación.
En la formulación y presentación de los Estados Presupuestarios deberán estar adecuados a los clasificadores de ingresos y de gastos vigentes a la fecha, por fuentes de financiamiento, categoría del gasto, grupo genérico, adjuntando un anexo explicativo de ingresos y gastos (por específicas).